Information om behandling av personuppgifter

En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

Personuppgiftsansvarig

AB Stockholmshem 556035-9555 är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.

När du erbjuds en bostad hos oss

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked och kårmedlemskap eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under hyrestiden.

Stockholmshem är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan.

Under bostadshyresförhållandet 

När du tecknar ett hyresavtal med oss behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera de skyldigheter och rättigheter som följer av hyresavtalet. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi även behöva kontrollera till exempel att du studerar.

Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana för att säkerställa att de hålls skyddade.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla och marknadsföra våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling gör vi med stöd av vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag och dylikt. Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta. Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer kommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t ex gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Söka ny lägenhet via interna byteskön

Alla som har ett hyresavtal med Stockholmshem har möjlighet att söka nytt boende via den interna byteskön. Den interna kön administreras av Bostadsförmedlingen i Stockholm AB. För att kunna administrera aktiviteter kopplade till bostadssökande via interna kön behöver vi behandla dina personuppgifter och den lagliga grunden för behandlingen är berättigat intresse. Dina personuppgifter sparas så länge som du väljer att stå kvar i bostadskön.

Mer om Bostadsförmedlingens personuppgiftsbehandling

När du erbjuds en lokal

När du blir erbjuden en lokal eller en parkeringsplats hos oss kontrolleras det att du uppfyller Stockholmshem föreskrivna krav vilket innebär att vi hämtar uppgifter om dig och/eller ditt bolag. Vi kan till exempel komma att begära in en kreditupplysning, hämta uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandla intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss.

Under lokalhyresförhållandet

När du tecknar ett hyresavtal för en lokal förråd hos oss behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera de skyldigheter och rättigheter som följer av hyresavtalet. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana för att säkerställa att de hålls skyddade.

Vi kommer även att behandla dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer misskötsamhet samt sena eller uteblivna hyresbetalningar.

Vi behandlar även dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla och marknadsföra våra tjänster och vår service till dig. Denna behandling gör vi med stöd av vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig.

Vi kan behöva lämna ut dina personuppgifter till berörda myndigheter när det exempelvis följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig. Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något.

När hyresförhållandet är slut

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, som hyresavtal, brev och intyg. I de fall vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter görs det i enlighet med våra hanteringsanvisningar och gallringsbeslut. Vi sparar dina personuppgifter så länge de är relevanta och aktuella för de ändamål de samlades in, det vill säga för att uppfylla förpliktelserna i hyresavtalet. Vid avslutat hyresförhållande gallrar och raderar vi därför dina personuppgifter i enlighet med våra hanteringsanvisningar. Om det vid avslutat hyresförhållande kvarstår rättsliga fodringar så sparas personuppgifterna för att bevaka dessa rättsliga anspråk.

När du söker en tjänst hos oss

När du söker jobb hos oss accepterar du att vi registrerar och sparar de personuppgifter du anger i din ansökan inklusive bifogade dokument och bilder. Vi behöver denna information för att kunna fullfölja vår rekryteringsprocess. Den lagliga grunden för vår behandling kallas för intresseavvägning. Vi kan komma att dela din ansökan med våra anställda som är inblandade i rekryteringen samt rekryteringsföretag som hjälper oss i rekryteringsprocessen. Vill du att vi tar bort de ansökningshandlingar som du skickat in till oss behöver du aktivt ta kontakt med vår HR-avdelning. Om du blir anställd hos oss så behandlar vi dina personuppgifter, exempelvis namn, personnummer, kontaktuppgifter med mera, med anställningsavtalet som laglig grund.

Till vem lämnar vi ut dina personuppgifter?

Vi tecknar personuppgiftsbiträdesavtal med leverantörer i de fall dina personuppgifter behövs för att en leverantör ska kunna utföra ett arbete åt oss och leverantören behandlar personuppgifterna för vår räkning. Stockholmshem säljer inte och utbyter inte personuppgifter med andra företag för marknadsföringsändamål eller till företag i tredje land, det vill säga utanför EU/EES-området.

När du som inte har något avtal kontaktar oss

Du kan välja att kontakta oss på flera olika sätt, till exempel via sociala medier, i samtal och mejl med vår kundtjänst eller med någon av våra funktions-epostlådor. När du kommunicerar med oss hanterar vi uppgifter som du själv lämnar till oss och vi behandlar dina personuppgifter för att till exempel besvara dina frågor, hantera ditt ärende eller hantera ett klagomål. Vi behandlar personuppgifter på den lagliga grunden berättigat intresse och så fort din fråga, ärende, klagomål et cetera är avklarat raderas dina personuppgifter.

Kameraövervakning

Stockholmshem har på några platser ett antal trygghetskameror uppsatta för att skapa trygghet för våra hyresgäster och i våra bostadsområden. Att sätta upp en kamera är aldrig vårt förstahandsalternativ utan något vi gör endast när andra trygghetsskapande åtgärder inte hjälpt. Där vi har trygghetskameror uppsatta finns alltid informationsskyltar som visar att vi filmar, vem som är ansvarig och kontaktuppgifter till oss för frågor. Skyltarna är placerade så att du kan se dem innan du går in i ett område som övervakas.

Hur behandlas filmmaterialet?

Innan en kamera sätt upp gör vi en behovsanalys enligt krav från EU, och vi utvärderar regelbundet behovet av att ha en uppsatt kamera kvar. Inspelat material sparas i 72 timmar och det är endast ett fåtal personer inom bolaget som har rätt/möjlighet att ta del filmerna och enbart när det behövs för att utföra en arbetsuppgift. Det inspelade materialet kan komma att delas med andra myndigheter om de har ett berättigat behov att ta del av uppgifterna (till exempel Polisen vid en förundersökning).

Personuppgifter vid kameraövervakning

Vid kameraövervakning sker en behandling av personuppgifter. Den rättsliga grunden för kameraövervakningen är Artikel 6 i Dataskyddsförordningen och punkt f, så kallad intresseavvägning. Det berättigade intresset avser att öka tryggheten i våra bostadsområden, minska skadegörelsen samt förhindra brott. Stockholmshem är personuppgiftsansvarig och ansvarar för behandlingen av personuppgifter vid kameraövervakningen.

Cookies på www.stockholmshem.se

Vi använder cookies (kakor) för bland annat besöksstatistik och vid de tillfällen som vi har enkätundersökningar på sidan. Genom att ställa in webbläsaren kan du undvika att ta emot cookies. Detta kan dock göra att sajten inte fungerar på ett bra sätt. Hur du stänger av cookies beror på vilken webbläsare du använder.

Mer om våra cookies här.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade samt begära att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Dina rättigheter omfattar även rätten att begära radering och rätten till dataportabilitet.

Du är därför välkommen att kontakta oss på epost@stockholmshem.se, om du till exempel:

• vill begära ett registerutdrag som redovisar vilka personuppgifter vi hanterar
• har frågor om hur vi behandlar personuppgifter inom Stockholmshem
• begränsa hanteringen av dina personuppgifter
• vill rätta felaktiga uppgifter
• har invändningar mot behandlingen av personuppgifter
• vill få dina uppgifter raderade.

Om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen har du också rätt att klaga till oss och till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.